KEBERHASILAN Layanan Perpustakaan Khusus sampai saat ini masih jauh dari harapan pemustaka. Masih banyak dijumpai pemustaka bahwa kwalitas layanan perpustakaan khusus belum dilaksanakan secara optimal. Dengan kenyataan tersebut artinya pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan khusus kepada pemustaka masih dilakukan secara manual dan harus dibenahi dalam memberikan layanan yang baik dan cepat.
Masalah yang paling mendasar pada perpustakaan khusus adalah koleksi yang tersedia belum uotu date sesuai kebutuhan pemustaka, kwalitas layanan yang diberikan kepada pemustaka harus sesuai harapan pemustaka sehingga pemustaka nanti akan tertarik memanfaatkan koleksi yang ada di perpustaka dengan didukung layanan terbaik yang diberikan perpustakaan agar didapatkan hasil yang efektif, efisien dan berdaya tarik.
Salah satu upaya yang dilakukan perpustakaan khusus dalam mengatasi masalah itu dengan cara menempatkan sumber daya manusia yang terampil dan handal (Pustakawan), layanan yang maksimal, serta koleksi perpustakaan sesuai dengan tupoksi lembaga induknya.
Untuk mengatasi permasalahan di atas maka perpustakaan hendaknya memiliki sumber daya yang terdiri dari sumber daya manusia dan sumber daya non manusia. Sumber daya manusia merupakan faktor yang paling dominan jika dibandingkan dengan sumber-sumber daya yang lain dalam suatu perpustakaan. Sumber daya manusia merupakan unsur utama dalam mencapai keberhasilan perpustakaan. Apabila keinginan dan kebutuhannya dapat terpebuhi secara wajar, mereka akan memberikan kontribusi tertentu demi keberhasilan tujuan perpustakaan.
Oleh karena itu, sumber daya manusia ini perlu ditingkatkan terus melalui pendidikan, pelatihan, magang, workshop dan kursus. Peningkatan ini dimaksudkan untuk meningkatkan kepuasan karyawan (pustakawan, tenaga fungsional lain dan tenaga administrasi), meningkatkan kinerja, mengatasi kekurangan dan meningkatkan kualitas kerja (Bryson, 1990:99 dalam Lasa HS, 2009:62). Peningkatan sumber daya manusia perlu mendapat perhatian utama karena sumber daya ini merupakan sumber bergerak, sedangkan sumber daya yang lain merupakan benda mati. Oleh karena itu sumber daya manusia dapat dikembangkan dan ditingkatkan kemampuannya yang hasilnya diharapkan mampu meningkatkan produktivitas dan kinerja perpustakaan. Seluruh Sumber Daya Manusia/personalia yang dimiliki perpustakaan perlu diatur sedemikian rupa, dalam hal ini disebut “Manajemen Sumber Daya Manusia” (Human Resources Management).
Agar orang-orang yang bekerja di suatu perpustakaan dapat melaksanakan tugas dengan baik, maka perlu diperhatikan lingkungan tempat kerja, peralatan, mesin, upah, keamanan dan kesehatan. Untuk itu diperlukan kemampuan manajemen sumber daya manusia agar dalam pelaksanaan pekerjaan daat berjalan lancar dan mencapai produktivitas yang tinggi. Oleh karena itu untuk memberdayakan sumber daya manusia secara optimal diperlukan langkah-langkah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Sumber daya manusia perpustakaan dapat terdiri atas pejabat fungsional pustakawan, pejabat fungsional lain (dosen, arsiparis dan pranata komputer) dan tenaga administrasi. Mereka merupakan pilar utama dalam kegiatan perpustakaan. Maju mundurnya suatu perpustakaan tergantung pada kualitas sumber daya manusia yang terlibat.
Sedangkan sumber daya non manusia di perpustakaan yang sangat mendukung demi kelancaran layanan perpustakaan yang diberikan pustakawan ke pemustaka adalah Sistem Informasi Manajemen Perustakaan. Pada dasarnya SIM Perpustakaan suatu perangkat lunak yang berupa program yang tepat guna dan memadai, baik spesifikasinya maupun jenisnya dan dipergunakan dengan baik dapat membantu memperingan tugas-tugas dan menunjang pekerjaan perpustakaan. Program-program yang biasanya diperlukan di perpustakaan antara lain SLIM, WINISIS, INLIS, LIBGUARDIAN, OPENBIBLIO dan mesin penunjang lainnya seperti mesin tik, mesin foto kopi, mesin jilid, fax dan komputer.
Penggunaan program SIM Perpustakaan dan mesin-mesin di perpustakaan ada yang berkaitan erat dengan penerapan teknologi informasi. Teknologi informasi seperti komputer, internet, yang mudah diterapkan di perpustakaan jika dioperasikan secara benar oleh orang yang sudah menguasai. Oleh karena itu untuk menerapkan teknologi informasi harus diperhitungkan sejumlah faktor seperti kecepatan dan ketepatan akses informasi, permintaan layanan dan kesiapan perpustakaan. Seperti kita ketahui bersama bahwa, kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi terutama teknologi informasi dan teknologi komunikasi telah berkembang sangat cepat, hal tersebut menjadi fokus kegiatan dunia perustakaan. Oleh karena itu penerapan atau aplikasi teknologi informasi yang tepat akan dapat membantu mempercepat proses memperluas layanan, memperbanyak koleksi khususnya yang berbentuk elektronik dan digital serta memperluas akses informasi.
Penerapan teknologi informasi secara langsung maupun tidak langsung dapat menigkatkan citra dan kinerja sebuah perpustakaan apabila penerapannya benar dan tepat. Namun sistem teknologi informasi tersebut cepat sekali mengalami perubahan dan memerlukan biaya yang relatif mahal, maka jika perpustakaan ingin mengadaptasi dan menggunakan sistem tersebut semestinya mempersiapkan segala sesuatunya agar dapat menyesuaikan dan mengaplikasikannya dengan baik, dan tidak menghadapi hambatan. Dengan kata lain, aplikasi teknologi informasi memiliki kelebuhan dan kekurangan.
Agar koleksi perustakaan khusus dimanfaatkan atau dibaca pemustaka yang menjadi target untuk memanfaatkannya secara maksimal, maka perpustakaan menyediakan berbagai jenis koleksi, layanan beserta sarana dan prasarannya yang sesuai, praktis, ekonomis serta dapat memberikan kemudahan yang diperlukan pemustaka. Pendayagunaan koleksi oleh pemustaka merupakan tugas pokok penyelenggara perpustakaan. Hal itu berupa perumusan kebijakan yang diwujudkan dalam konsep dan strategi layanan, merancang sistem yang tepat, beserta penyediaan sarana dan prasarana yang diperlukan.
Ukuran pendayagunaan koleksi dapat dilihat pada volume dan intensitas pengunjung dan transaksi informasi untuk jangka pendek. Bentuk riil pendayagunaan koleksi bahan pustaka adalah dibaca, diinjam, diteliti, dikaji, dianalisis, dikembangkan untuk berbagai keperluan. Dalam jangka panjang pendayagunaan koleksi akan berdampak pada bagaimana polapikir, pola tindak dan cara menghayati serta mengamalkan ilmu pengetahuan yang diperoleh dari membaca dan belajar melalui koleksi perpustakaan. Koleksi di perpustakaan khusus harus sesuai dengan misi dan tugas lembaga induknya guna terselenggaranya layanan perpustakaan yang maksimal dengan didukung sumber pembiayaan untuk koleksi berasal dari anggaran instansi induknya. Dengan didukung lembaga induknya dan anggaran pengadaan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, serta layanan yang diberikan kepada pemustaka secara maksimal dengan menerapkan inovasi-inovasi yang sesuai dengan teknologi informasi.
Dengan melakukan inovasi-inovasi di perpustakaan yang meliputi inovasi Sumber Daya Manusia, Sofware SIM Perpustakaan dan koleksi perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka ,memberikan layanan yang terbaik dengan didukung SDM yang handal, kemajuan teknologi informasi khususnya software yang digunakan dalam memberikan layanan kepada pemustaka serta koleksi yang selalu up todate, mustahil perpustakaan khusus akan bisa memberikan layanan yang terbaik bagi pemustaka perpustakaan khusus dan pemustataka pada umummya seperti masyarakat luar baik instansi pemerintah maupun instansi swasta.Dengan mempertimbangkan uraian diatas maka rekomendasi yang bisa disampaikan untuk mengembangkan Inovasi Layanan Perpustakaan berbasis Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan meliputi : Tenaga pustakawan terampil dan handal atau mempuni yang sesuai dengan keilmuannya, sarana dan prasaran yang mendukung seperti komputer, internet, ruang baca yang tenang dan nyaman bagi pemustaka, dan yang utama dukungan dari kepala dalam mendukung layanan perpustakaan yang berbasis Teknologi dan Informasi,.
*) Sarjono. Pustakawan LPMP Jawa Tengah
Ilustrasi gambar: https://digitallearning.eletsonline.com/2018/08/goa-education-board-likely-to-upload-e-versions-of-textbooks/
